PENGENALAN PADA MANAGEMEN INFORMASI
20.43
be an independent self
I. Pendahuluan
Banyak aktivitas manusia yang berhubungan dengan sistem informasi. Tak hanya di negara-negara maju, di Indonesia pun sistem informasi telah banyak diterapkan dimana-mana, seperti di kantor, di pasar swalayan, di bandara, dan bahkan di rumah ketika pemakai bercengkerama dengan dunia internet.
Ada tiga aktifitas dalam SIM dalam memproduksi kebutuhan informasi suatu organisasi, yaitu masukan (input), proses (processing) dan keluaran (output). Sistem Informasi juga diperlukan umpan balik (feed back), dimana keluaran yang dikembalikan untuk membantu mereka dalam mengevaluasi atau mengkoreksi fase masukan. Saat ini banyak pimpinan yang menyadari bagaimana informasi dapat menunjang kompetisi di lingkungan usaha terutama dalam menghadapi era globalisasi yang tergantung bagaimana kemampuan mereka dalam menjalankan organisasi secara global. Hari ini, sistem informasi menyediakan komunikasi dan kekuatan analisa yang diperlukan suatu organisasi untuk penyelenggaraan perdagangan (trading) dan pengelolaan aktifitas atau usaha dalam sekala global.
II. Tinjauan Pustaka
Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.
Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan.
Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang.
DATA : fakta-fakta atau sesuatu yang dianggap (belum mempunyai arti)
INFORMASI : data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
III. Pembahasan
Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen
A. DEFINISI SISTEM
Istilah sistem merupakan istilah dari bahasa yunani “system” yang artinya adalah himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama.
Menurut L. James Havery
Sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
B. UNSUR-UNSUR SISTEM INFORMASI SEDERHANA
Semua sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).
DATA : fakta-fakta atau sesuatu yang dianggap (belum mempunyai arti)
INFORMASI : data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer atau kombinasi keduanya.
C. KARAKTERISTIK SISTEM
Sistem Memiliki Komponen-komponen sebagai berikut :
• Komponen-komponen (component)
• Batasan sistem (boundary)
• Lingkungan luar sistem (environments)
• Penghubung (interface)
• Masukan (input)
• Keluaran (output)
• Pengolah(process)
• Sasaran (objective)/Tujuan (goal)
D. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sistem informasi yang menyediakan laporan-laporan bagi pihak manajemen berdasarkan pemrosesan transaksi dan operasi-operasi yang ada dalam Organisasi.
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.
Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :
1. Pemrosesan data batch
2. Pemrosesan data tunggal
3. Pemrosesan on-line, real time
4. Komunikasi data dan switching pesan
5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file
6. Pencarian records dan analisis
7. Pencarian file
8. Algoritme dan model keputusan
9. Otomatisasi kantor.
Struktur Sistem Informasi Manajemen
Untuk dapat menjelaskan struktur dari organisasi sistem informasi atau SIM,
digunakan beberapa pendekatan/pandangan yang terpisah, tetapi klasifikasinya berhubungan :
1.SIM berdasarkan elemen-elemen operasi
2.SIM sebagai pendukung keputusan
3.SIM berdasarkan aktifitas/kegiatan manaajeman
4.SIM berdasarkan fungsi organisasi
Berikut adalah penjabaran dari masing-masing klasifikasi diatas :
1. SIM berdasarkan elemen-elemen operasi
Jika diminta untuk memperlihatkan sistem informasi dari sebuah organisasi, maka akan diperlihatkan komponen fisiknya.
a. Komponen Fisik
b. Fungsi pemrosesan
Gambaran untuk sistem informasi dalam syarat komponen fisik tidak menjelaskan apa kerja dari sistem. Cara lain untuk menggambrakan sistem informasi adalah dalam syarat-syarat fungi pemrosesan utama.
c. Output untuk pemakai
2. SIM sebagai pendukung keputusan
Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan.
Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.
Jenis-jenis keputusan menurut Herbert A. Simon :
a. Terstruktur / terprogram
Berulang, rutin, sedemikian sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga
b. Tidak terstruktur / tidak terprogram
Baru, tidak terstruktur, dan jarang konsekuan. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini karena belum pernah ada sebelumnnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus.
3. SIM berdasarkan aktifitas/kegiatan manajeman
Struktur dari suatu sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk suatu hirarki dari perencanaan manajeman dan aktifitas pengendalian. Kegiatan dan informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan.
a. Sistem informasi untuk pengendalian operasional
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian opersional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.
Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :
1.Proses transkasi
2.Proses laporan
3.Proses pemeriksaan
b. Sistem informasi untuk perencanaan strategis
Informasi pengendalian manajeman diperlukan oleh manajer departeman untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dana mengalokasi sumber daya.
Proses pengendalian manajeman memerlukan jenis informasi sebagai berikut :
a.Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll).
b.Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
c.Sebab penyimpangan
d.Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin
Database untuk pengendalian manajeman terdiri dari 2 elemen utama, yaitu :
1.Database dari operasional
2.Rencana, anggaran, standar, dll
Kedua elemen tersebut mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.
Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajeman adalah :
a.Model perencanaan dan anggaran
b.Program-program laporan penyimpangan
c.Model-model analisis masalah
d.Model-model keputusan
e.Model-model pemeriksaan/pertanyaan
c. Sistem informasi untuk perencanaan strategis
Tujuan perencanaan stategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjuk ciri data :
1.Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.
2.Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang.
3.Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya
4.Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya
5.Prospek bagi industri di daerah lain.
6.Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.
7.Peluang bagi karya usaha baru.
8.Alternatif strategi.
9.Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternattifbeberapa strategi
4. SIM berdasarkan fungsi organisasi
Sistem informasi manajeman dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajeman dan perencanaan strategis.
Adapun masing-masing dari subsistem-subsistem fungsional tersebut adalah :
1.Subsistem Penjualan Dan Pemasaran
2.Subsistem Produksi
3.Subsistem Logistik
4.Subsistem Personalia
5.Subsistem Keuangan dan Akunting
6.Subsistem Proses Informasi (Teknologi Informasi)
7.Subsistem Top Managemant (Manajeman Puncak)
Keahlian Manajer :
- Computer Literate
- Information Literate
Sumber daya Manajemen Informasi ada 2, yaitu :
1. Sumber daya FISIK : manusia, mesin, material, uang
2. Sumber daya KONSEPTUAL : Informasi (termasuk data)
Tugas manajer mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan secara efektif.
Manajer harus memastikan bahwa data mentah yang terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna dan kemudian memastikan bahwa informasi tersebut layak digunakan oleh oarang-orang dilingkungan organisasi dalam bentuk yang tepat dan pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat digunakan secara maksimal.
Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna dan menggantinya dengan informasi yang up-to-date. Semua Kegiatan diatas dinamakan “Manajemen Informasi”.
Pentingnya Manajemen informasi dalam Perusahaan, disebabkan oleh :
- Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat, disebabkan :
1. Pengaruh ekonomi internasional, contoh: gejolak inflasi
2. Persaingan dunia
3. Batas waktu yang singkat
4. Kendala-kendala sosial
- Kemampuan komputer yang semakin baik.
Beberapa fungsi manajemen menurut Henry Fayol :
1. Manajer merencanakan apa yang akan dilakukan
2. Manajer mengorganisasikan untuk mencapai rencana tersebut
3. Manajer menyusun staff organisasi dengan sumber daya yang diperlukan
4. Dengan sumber daya yang ada, para manajer mengarahkan untuk melaksanakan rencana tersebut
5. Akhirnya para manajer mengendalikan (controlling) sumber daya tersebut dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal
Tingkatan Manajemen digambarkan sebagai segitiga yang dibagi menjadi 3 bagian, yaitu :
1. Tingkat Atas -> Perencanaan Strategis : direktur, wakil direktur, bertanggung jawab atas pengambilan keputusan
2. Tingkat Tengah -> Pengendalian Manajemen : manajer wilayah, ka. Divisi, bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan
3. Tingkat Bawah -> Pengendalian Operasional : supervisor, pimpinan proyek, menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer diatasnya, merupakan tempat berlangsungnya operasional perusahaan
Keahlian Pihak Manajemen
1. Komunikasi, manajer menerima atau mengirimkan informasi dalam bentuk:
- Lisan : pada saat meeting, dll.
- Tulisan : laporan, surat, dll.
2. Pemecahan Masalah, sebagai kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalahan (manajer terlibat dalam pengambilan keputusan)
Manajer dan Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
Contoh : Perusahaan Manufaktur
Jenis - jenis Sistem :
a. Sistem Terbuka, mendapat pengaruh dari lingkungan luar. Contoh: Organisasi.
b. Sistem tertutup, tidak mendapat pengaruh dari lingkungan luar. Contoh: Sistem Lab. yang tidak boleh terkontaminasi dengan udara luar.
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
1. Fokus pada data (S.I.A)
Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah Pengolahan Data Elektronik, kemudian digunakan istilah Sistem Informasi Akuntansi untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan.
2. Fokus pada informasi (S.I.M)
Aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi.
3. Fokus pada pendukung keputusan (D.S.S)
Sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat oleh manajer.
4. Fokus pada komunikasi (O.A)
Difokuskan pada Otomatisasi Kantor, memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja melalui penggunaan alat-alat elektronik.
5. Fokus pada konsultasi (Sistem Pakar)
Sebuah perangkat lunak komputer yang memiliki basis pengetahuan untuk domain tertentu dan menggunakan penalaran inferensi menyerupai seorang pakar dalam memecahkan masalah. Sistem pakar adalah sebuah teknik inovatif baru dalam menangkap dan memadukan pengetahuan.
IV. Kesimpulan :
Dalam setiap komponen SIM masing masing komponennya bisa berdiri sendiri tampa campur tangan komponen lainnya.
Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan.
V. Referensi
- http://blog.re.or.id/definisi-informasi-2.htm
- http://ariebrain.wordpress.com/2010/03/06/sistem/
- • http://blog.re.or.id/komponen-sistem-informasi-manajemen.htm
- • http://22adi.blogspot.com/2010/01/komponen-pendukung-sim.html
- • http://apr1l-si.comuf.com/komponen.php
- • http://sisinfo.wordpress.com/2007/01/23/komponen-sistem-informasi/
- • http://nadiapritta.blogspot.com/2009/12/konsep-dasar-sistem-dan-komponen-sistem.html
- • http://kuliah.dinus.ac.id/ika/asi2.html
- • http://riefky.blog.upi.edu/2009/05/29/sistem-informasi-manajemen-pt-unilever/
- •http://viansari.blogdetik.com/2009/10/23/mengulik-definisi-fungsi-serta-komponen-komponen-sim/
- • http://www.docstoc.com/docs/22289526/Struktur-Sistem-Informasi-Manajemen
- • http://s2.wahyudiharto.com/labels/Sistem%20Informasi%20Manajemen.html
0 Response to "PENGENALAN PADA MANAGEMEN INFORMASI"
Posting Komentar